Bardzo popularnym problemem wśród firm jest rosnąca liczba umów oraz faktur, które są oni zobowiązani przechowywać. Z czasem ich nie ubywa, a wręcz przeciwnie, jest ich coraz więcej. W efekcie większość przestrzeni w biurach, które z reguły są małe, zajmują teczki i segregatory wypełnione po brzegi dokumentami.
Dodatkowo każda firma, która pragnie się, rozwijać musi mieć nieograniczony dostęp do najważniejszych dokumentów bez względu na miejsce pobytu pracowników oraz czas. W odpowiedzi na te potrzeby przychodzi digitalizacja dokumentów i zastosowanie archiwum elektronicznego, które niesie ze sobą wiele korzyści. Są nimi między innymi o zaoszczędzenie miejsca w biurze, o wiele sprawniejszy obieg dokumentacji pomiędzy pracownikami, łatwiejszy dostęp do potrzebnych danych oraz zminimalizowanie ryzyka zagubienia lub zniszczenia ważnych dokumentów.
Jak wygląda digitalizacja dokumentów
Stworzenie cyfrowego archiwum daje możliwość uniknięcia żmudnego szukania potrzebnego dokumentu w całej ich stercie. Zamiast tego pozwala nam na masowe skanowanie naszych dokumentów celem utworzenia ich elektronicznej wersji oraz przechowywania ich w bezpiecznym pliku. Nowoczesne technologie pozwalają zachować wysoką jakość, przy jednocześnie małej wielkości plików, dodatkowo istnieje możliwość odpowiedniego zainfekowania plików. Dzięki temu digitalizacja dokumentów umożliwia integracje z innymi systemami informatycznymi, które umożliwiają przesyłanie plików do wszystkich osób, które uzyskały uprawienia. Jeśli więc posiadają oni dostęp do urządzenia mobilnego z internetem, nawet w ciągu kilku sekund są oni w stanie otrzymać potrzebne dokumenty.
Jakie są zalety digitalizacji dokumentów?
Archiwa w wersji elektronicznej umożliwiają nam zaoszczędzenie miejsca w biurze, która dotychczas była przeznaczona na przechowywanie dokumentów. Jest to niezwykle ważne, ponieważ zazwyczaj biura nie dysponują bardzo dużymi powierzchniami. Na dodatek firma wcale nie musi zajmować się skanowaniem oraz archiwizowaniem dokumentów, lecz zlecić wykonanie archiwum firmie zewnętrznej (zobacz pwc), która się w tym specjalizuje i zrobi to w profesjonalny sposób. Dodatkowo zmiana dokumentów papierowych na ich wersję elektroniczną pozwala na praktyczne kategoryzowanie danych biznesowych według kryteriów, które sami określimy i które możemy zmienić w dowolnym momencie. Pozwoli to pracownikom na nieorganiczny dostęp do natychmiastowego sprawdzenia szukanego dokumentu. Pozwoli to również na wykorzystanie jednego pliku przez kilka osób jednocześnie.