Compliance to termin, który w ciągu ostatnich lat słyszeliśmy dosyć często. Oznacza on działania, które związane są z zapewnieniem zgodności procedur z przyjętymi normami. Mogą to być normy różnego rodzaju – prawne, przyjęte na użytek własny w przedsiębiorstwie, albo najmniej sprecyzowane – normy społeczne. Dlaczego prowadzenie działań zapewniających z nimi zgodność jest takie ważne?
Compliance i zgodność z normami prawnymi
Kluczową funkcją compliance jest zapewnienie firmie zgodności z przepisami prawa obowiązującego w danej branży i przepisami ogólnymi, które dotyczą wszystkich przedsiębiorstw. Mogłoby się wydawać, że działanie zgodne z prawem jest raczej łatwe i nie ma potrzeby prowadzenia w tym kierunku żadnych dodatkowych działań kontrolnych. Nic jednak bardziej mylnego. Jak doskonale wiedzą przedsiębiorcy, prawo to prawdziwa dżungla, w której czasami dość trudno się zorientować. Dotyczyć nas mogą niezliczone, drobne przepisy, zdefiniowane w różnych ustawach o rozporządzeniach. Oprócz tego przepisy te ciągle się zmieniają, a informacja na ten temat nie zawsze przekazywana jest w sposób jasny. Dlatego też dla zachowania zgodności z prawem konieczne jest posiadanie odpowiedniej, specjalistycznej wiedzy. Często konieczne jest zatrudnienie osobnych specjalistów, którzy nie tylko analizują działania firmy pod względem zgodności z wszelkimi przepisami, ale również pomagają stworzyć narzędzia, które pozwalają tę zgodność zachować na przyszłość.
Wewnętrzne normy i zasady w firmie oraz normy społeczne
Compliance to również zgodność z normami wewnętrznymi, które nie mają żadnego związku z prawem. Normy takie ustalane są najczęściej dla zachowania jednolitości działań w różnych obszarach firmy, a także – mówiąc najogólniej – porządku, który sprawia, że łatwiej jest kierować przedsiębiorstwem w sposób wydajny. Przeprowadzenie odpowiedniego audytu może pomóc sprawdzić, czy normy takie przestrzegane są w wystarczającym stopniu oraz umożliwić wprowadzenie działań naprawczych w tym zakresie.
Nie należy zapominać również o normach społecznych, które dla przedsiębiorców działających na rynku może być ważnym czynnikiem. W dzisiejszych czasach przyzwyczailiśmy się, że informacje są w dużej mierze nie tylko jawne, ale też bardzo szybko się rozchodzą. Zła opinia (z jakiegokolwiek powodu) o producencie może nawet spowodować spadek popularności danej marki i zmniejszenie zysków przedsiębiorstwa. Profesjonalnie przeprowadzony audyt compliance powinien zawierać również ten element.